Byta redovisningsbyrå – så går det till utan att något tappas

De flesta som byter byrå gör det av samma skäl: svårt att få svar, rapporter som kommer sent, eller en känsla av att bara få siffror utan förklaring. Bytet i sig är sällan problemet – det är oron för vad som kan gå fel i övergången.

Innan du säger upp

Läs igenom uppdragsavtalet: uppsägningstid och villkor för överlämning. - Se efter vilka system som används och vem som äger licenserna. - Kontrollera att du har tillgång till din egen data. - Bestäm en brytpunkt, gärna vid ett månadsskifte eller räkenskapsårsskifte.

Vad du har rätt att få med dig

Räkenskapsinformationen är företagets, inte byråns. Det innebär bokföring, verifikationer, bokslutsunderlag, deklarationer och specifikationer. Begär det i ett användbart format, inte enbart som utskrifter.

Överlämningen punkt för punkt

1. Aktuell balans- och resultatrapport per brytdagen. 2. Bokslutsbilagor och specifikationer till varje balanspost. 3. Anläggningsregister med avskrivningsplaner. 4. Kund- och leverantörsreskontra med öppna poster. 5. Löneunderlag, semesterregister och anställningsuppgifter. 6. Inlämnade deklarationer och beslut. 7. Behörigheter i system, bank och hos myndigheter.

Punkt två är den som oftast saknas och den som kostar mest att återskapa.

Sätt upp det nya samarbetet rätt

Ett bra uppstartsmöte handlar mindre om system och mer om förväntningar: vilka rapporter, när, i vilken form, vem svarar, hur snabbt och vad ingår i priset. Skriv ned det. Otydliga förväntningar är den vanligaste orsaken till att även ett nytt samarbete blir en besvikelse.

Tidpunkten

Byte vid räkenskapsårets början är enklast. Byte mitt i året går utmärkt om brytpunkten är tydlig och balanserna är avstämda per den dagen. Undvik byte mitt i bokslutsarbetet – då är risken störst att något faller mellan stolarna.

Tecken på att det är dags

Du får inte svar inom rimlig tid. - Rapporterna kommer så sent att de inte går att agera på. - Du får siffror men aldrig en förklaring eller ett råd. - Fakturan innehåller poster du inte förstår. - Fel upprepas trots påpekanden.

Cendro Accounting tar hand om hela överlämningen från den tidigare byrån och stämmer av varje balanspost innan vi börjar. Hör av dig så går vi igenom hur ett byte skulle se ut för dig.

Innehållet är generell information och ersätter inte individuell rådgivning.