Formalia i aktiebolaget: stämma, styrelse och protokoll

Ett aktiebolag är en egen juridisk person och styrs av regler i aktiebolagslagen. Även ett bolag med en enda ägare ska följa dem. Det tar inte lång tid, men det behöver göras.

Bolagsstämma

Årsstämma hålls varje år och fastställer resultat- och balansräkning, beslutar om resultatdisposition och om ansvarsfrihet, samt väljer styrelse. Beslut om utdelning fattas här. Protokollet är dokumentationen av besluten och behövs bland annat vid finansiering och försäljning av bolaget.

Styrelse

Styrelsen ansvarar för organisationen och förvaltningen. I mindre bolag är styrelsen ofta ägaren själv, ibland med en suppleant. Det ändrar inte ansvaret. Beslut av betydelse bör protokollföras: större investeringar, låneupptagning, anställning av nyckelpersoner, väsentliga avtal.

Firmateckning

Vem får skriva under för bolaget? Det ska vara bestämt och registrerat, annars uppstår oklarheter vid avtal och bankärenden.

Verklig huvudman

Uppgift om vem som ytterst äger eller kontrollerar bolaget ska anmälas till Bolagsverket och hållas aktuell.

Aktiebok

Bolaget ska föra aktiebok över aktier och ägare. Den ska uppdateras vid förändringar. Vid en försäljning är aktieboken en av de första handlingar en köpare begär, och en bristfällig aktiebok kan försena eller sänka en affär.

Kapitalfrågor att hålla ögonen på

Om det finns skäl att anta att bolagets egna kapital understiger en kritisk nivå har styrelsen särskilda skyldigheter att agera. Det är en av få situationer där passivitet kan leda till personligt ansvar. Följ det egna kapitalet löpande i stället för att upptäcka läget i bokslutet.

Låneförbudet

Ett aktiebolag får som huvudregel inte låna ut pengar till ägaren eller närstående. Uttag som inte är lön eller beslutad utdelning behöver därför hanteras rätt. Detta är en av de vanligaste frågorna vid granskningar av mindre bolag.

En pärm som håller

Samla på ett ställe: bolagsordning, registreringsbevis, stämmoprotokoll, styrelseprotokoll, aktiebok, väsentliga avtal och årsredovisningar. Digitalt går utmärkt, så länge det är samlat och sökbart.

Cendro Accounting påminner om årets formalia och hjälper till med underlagen så att bolaget alltid tål en granskning. Hör av dig om du vill ha ordning på pappersarbetet.

Innehållet är generell information och ersätter inte individuell rådgivning.