Så får du ordning på bokföringen från dag ett

Bokföring upplevs sällan som det roligaste i företagandet. Ändå är det bokföringen som avgör om du kan svara på den viktigaste frågan av alla: tjänar företaget pengar just nu? Den som bygger en enkel och tydlig rutin tidigt slipper både efterarbete och obehagliga överraskningar.

Börja med att skilja på privat och företag

Det första steget är att hålla isär privatekonomin och företagets ekonomi. Ett eget företagskonto, ett eget kort och en tydlig regel om att inga privata inköp görs i företagets namn löser fler problem än något annat enskilt beslut. När kontoutdraget bara innehåller affärshändelser blir bokföringen snabb och kontrollerbar.

Bestäm var underlagen ska landa

Kvitton, fakturor och avtal behöver ha en självklar plats. Välj ett flöde och håll dig till det: fotografera kvittot direkt i mobilen, låt leverantörsfakturor komma till en särskild e-postadress och spara avtalen på samma ställe. Bokföringslagen ställer krav på att räkenskapsinformation bevaras och är läsbar under en lång tid framåt, så systemet måste hålla även när året är slut.

Ett vanligt misstag är att spara underlagen på tre olika ställen: några i mobilen, några i en plånbok och några i mejlen. Då blir varje månadsavstämning ett letande i stället för en kontroll.

Bokför löpande, inte i klump

Löpande bokföring betyder precis vad det låter som. Affärshändelser ska bokföras löpande, och kontanta in- och utbetalningar behöver hanteras särskilt snabbt. Bokföringsnämndens vägledningar beskriver vad som gäller för olika typer av verksamhet.

Rent praktiskt fungerar det bäst att sätta en fast tid i kalendern. En timme i veckan eller en halvdag i månaden, beroende på hur många transaktioner du har. Poängen är att det ska vara ett återkommande moment, inte något du gör när du kommer på det.

Sätt upp kontoplanen efter hur du vill följa upp

Kontoplanen är inte bara en formalitet. Den avgör vad du kan läsa ut ur dina rapporter. Om du driver café och lägger alla inköp på ett enda konto ser du aldrig hur mycket kaffet respektive bakverken kostar. Dela upp intäkter och kostnader på det sätt som speglar hur du faktiskt styr verksamheten, men gör det inte så detaljerat att ingen orkar hålla ordning.

Stäm av varje månad

Månadsavstämningen är den punkt där bokföringen går från registrering till styrning. Tre kontroller räcker långt:

Stämmer saldot i bokföringen med saldot på bankkontot? - Finns underlag till varje post, och ligger de i rätt period? - Ser resultatet rimligt ut jämfört med föregående månad?

Om något avviker är det nästan alltid enklare att reda ut nu än nio månader senare.

Planera för skatterna innan de förfaller

Moms, arbetsgivaravgifter och preliminärskatt kommer med jämna mellanrum. Skatteverket publicerar datum och regler för respektive skatt. Det som skiljer ett lugnt företag från ett stressat är sällan storleken på beloppen, utan om pengarna fanns avsatta i tid. Många lägger undan skattedelen på ett separat konto i samma stund som en faktura betalas in.

Bestäm vad du gör själv och vad du lämnar bort

Det finns ingen prestige i att göra allt själv. Frågan är vad din tid är värd och var risken för fel är störst. Många företagare sköter kvittoflödet och faktureringen själva, men lämnar över löpande bokföring, moms, löner och bokslut. Det ger både färre fel och mer tid till det som faktiskt drar in pengar.

Så tar du nästa steg

Sätt upp företagskonto, bestäm var underlagen samlas, boka in en fast tid i veckan och lägg undan skattepengarna direkt. Har du redan ett företag som växt ur sina rutiner går det utmärkt att bygga om flödet mitt under ett räkenskapsår.

Vill du ha en genomgång av hur din bokföring är upplagd i dag och vad som kan förenklas? Hör av dig till Cendro Accounting för ett förutsättningslöst samtal – vi går igenom nuläget och ger dig en konkret plan.