Verifikationer: vad som måste finnas på ett underlag

Varje bokförd affärshändelse ska kunna styrkas. Det är verifikationens uppgift: att visa vad som hänt, när det hände och mellan vilka parter. Utan underlag är en post i bokföringen bara ett påstående.

Det här behöver framgå

En verifikation ska göra det möjligt för någon annan att förstå affärshändelsen i efterhand. I praktiken innebär det att följande normalt behöver framgå:

När underlaget upprättades - När affärshändelsen inträffade - Vad den avser - Beloppet - Vilken motpart det gäller

Bokföringslagen anger vad som gäller för verifikationer, och Bokföringsnämnden ger vägledning för hur reglerna tillämpas i praktiken. Saknas en uppgift behöver den kompletteras, till exempel med en notering om vad inköpet avsåg och vilka som deltog.

Kvittot räcker inte alltid

För vissa kostnader krävs mer än bara beloppet. Ett restaurangkvitto som ska bokföras behöver kompletteras med syfte och deltagare. Ett inköp av utrustning kan behöva en notering om var den används. Poängen är inte formalia utan att kostnaden ska gå att bedöma i efterhand, både av dig, av din redovisningskonsult och vid en eventuell kontroll.

Digitala underlag ställer egna krav

Att fotografera kvitton är både tillåtet och praktiskt, men bilden måste vara läsbar och bevaras på ett sätt som gör att den finns kvar. Räkenskapsinformation ska kunna presenteras i en varaktig och läsbar form under den tid som lagen anger. Ett foto i en telefon som byts ut nästa år är alltså inte en fullgod arkivering – det behöver ligga i ett system.

Vanliga brister vi ser

**Termopapper som bleknat.** Kvitton från kassaregister tappar ofta färg. Fota dem samma dag.

**Kortnotan i stället för kvittot.** Kortnotan visar att en betalning skett, men inte vad som köptes. Det är specifikationen som behövs.

**Beställningsbekräftelser i stället för faktura.** En bekräftelse är inte alltid en faktura. Kontrollera att momsuppgifter och fakturanummer finns.

**Underlag som saknas helt.** Ibland går det inte att få tag på originalet. Då behöver händelsen dokumenteras särskilt, med en tydlig förklaring.

Bygg en hantering som håller

Det behöver inte vara avancerat. Tre delar räcker:

En kanal in: appen eller mejladressen som allt skickas till. - En ansvarig: någon som varje vecka ser till att inget saknas. - En kontroll: en avstämning i månadsskiftet mot bankhändelserna.

Med den strukturen blir bokslutet en formalitet i stället för ett letande.

Ordning är också en trygghet

Bra underlag skyddar dig. Det gör att avdrag kan styrkas, att momsen blir rätt och att du slipper diskussioner om gamla poster. Det gör dessutom företaget lättare att värdera och sälja, eftersom en köpare kan följa siffrorna bakåt.

Vill du att någon går igenom hur era underlag hanteras i dag? Cendro Accounting gör en genomgång och ger konkreta förslag på hur flödet kan förenklas – hör av dig så bokar vi ett samtal.