Löpande bokföring: rutinen som sparar tid varje månad

Att bokföra löpande är ett krav, men det är också det billigaste sättet att hålla nere kostnaden för ekonomiadministration. När underlagen kommer in i takt med att de uppstår blir varje post enkel att förstå. När de kommer i en hög i februari måste någon rekonstruera vad som hände i maj förra året.

Veckoflödet som fungerar för de flesta

En rutin behöver vara så enkel att den överlever en stressig vecka. Den här varianten fungerar i de flesta mindre företag:

Måndag: gå igenom inkommande leverantörsfakturor och godkänn dem. - Löpande: fotografera kvitton samma dag som köpet görs. - Fredag: kontrollera att veckans kundfakturor är skickade. - Sista arbetsdagen i månaden: stäm av bank, kundfordringar och leverantörsskulder.

Det tar sällan mer än en halvtimme i taget, men det tar bort nästan allt efterarbete.

Fyra tidstjuvar att bygga bort

**Kvitton som saknas.** Den enskilt vanligaste orsaken till att en bokföring drar ut på tiden. Lösningen är alltid samma: fota direkt, aldrig senare.

**Otydliga betalningar.** En överföring utan referens kräver detektivarbete. Skriv alltid vad betalningen avser.

**Blandade privata inköp.** Varje privat köp i företagskortet blir en extra hantering och en extra risk.

**Fakturor som skickas i klump.** Om faktureringen görs en gång i månaden blir både kassaflödet och bokföringen ojämn. Fakturera hellre löpande.

Avstämningar som fångar fel tidigt

Avstämning betyder att du jämför bokföringen mot verkligheten. Bankkontot är den självklara utgångspunkten, men de här punkterna är minst lika viktiga:

Kundfordringar: finns det fakturor som borde ha betalats? - Leverantörsskulder: ligger något obetalt som förfallit? - Moms: ser förhållandet mellan in- och utgående moms rimligt ut? - Kassa: stämmer den fysiska kassan med bokförda belopp?

När avvikelser upptäcks direkt är de oftast små och enkla att förklara. Upptäcks de vid bokslutet blir de i stället dyra utredningar.

Dokumentera hur ni gör

Även i ett företag med två anställda är det värt att skriva ner rutinen på en sida: vem gör vad, när, och i vilket system. Det gör att arbetet fungerar även när någon är sjuk eller ledig, och det gör det enkelt att lämna över delar av arbetet till en byrå.

Låt systemet göra det tråkiga

Modern bokföringsprogramvara läser in bankhändelser, tolkar fakturor och föreslår konteringar. Det tar inte bort behovet av att någon kontrollerar, men det tar bort mycket manuell inmatning. Vinsten blir störst i företag med många små transaktioner, som restauranger, caféer och butiker.

När rutinen ändå inte håller

Ibland är problemet inte rutinen utan tiden. Driver du ett företag där kvällarna går åt till drift finns det ingen rutin i världen som gör bokföringen rolig. Då är det ofta både billigare och tryggare att lämna över den löpande bokföringen och behålla kontrollen genom månadsrapporter.

Vill du veta hur ditt flöde skulle kunna se ut? Cendro Accounting går igenom hur ni arbetar i dag och föreslår en rutin som passar er verksamhet – hör av dig för ett första samtal.